Tietosuojaseloste Privacy statementTietosuojaseloste
Henkilötietolain (523/99) 10 §
EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
Laadittu 8.2.2018
1. Rekisterinpitäjä
Ponikumpu Oy
2. Rekisterin nimi
Ponikumpu Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri
3. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Yhteyshenkilö:
Jouni Laine
Ponikumpu Oy
Matruusinkuja 3
21280 Raisio
4. Rekisterin käyttötarkoitus
• Asiakasyhteydet
• Uutiskirjeiden toimittaminen
• Kilpailujen ja kampanjoiden hallinnointi ja palkintojen toimittaminen
• Lainsäädännössä tarkoitettujen markkinointikieltojen toteuttaminen
• Palautteen käsittely ja yhteydenpito
• Verkkosivustojen käyttäjäanalyysi
Käsittely perustuu asiakassuhteen hoitamiseen, rekisteröidyn suostumukseen tai rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käsitellään rekisterin käyttötarkoituksen mukaisia tarpeellisia tietoja:
• Yhteystiedot: nimi, osoite, sähköposti, puhelinnumero
• Asiakkuuteen liittyvät tiedot
• Demografiset tiedot: sukupuoli
• Kiinnostuksen kohteet rekisterinpitäjän www-sivustoilla ja palveluissa
• Muut asiakkaan itse antamat tiedot
• Henkilön käyttämään laitteeseen liittyvät tiedot: mm. päätelaite, IP-osoite,
käyttöjärjestelmä ja selain
6. Tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään asiakkuuden hoidossa, kampanjoiden, palautteiden ja uutiskirjetilauksien yhteydessä. Evästeillä kerätään lisäksi tietoa verkkosivustojen käytöstä.
7. Tietojen luovutus ja siirto
Tietoja ei luovuteta ilman rekisteröidyn lupaa muuten kuin lain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa tai viranomaisten vaatimusten edellyttämällä tavalla.
Rekisterin käyttötarkoituksen mukaisien tehtävien hoitoon voidaan käyttää alihankkijoita ja tietoja voidaan siirtää EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, jos se on palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii sopimuksin lainsäädännön edellyttämällä tavalla tietosuojan riittävästä tasosta.
8. Tietojen säilytysaika
Rekisterinpitäjä säilyttää tietoja vain niin kauan, kun on tarpeen rekisterin käyttötarkoituksen kannalta.
9. Rekisterin suojaus
Tietokannat, joihin tietoja tallennetaan, ovat teknisesti ja fyysisesti suojattu, siten ettei ulkopuolella ole niihin pääsyä. Pääsy tietoihin on vain niillä, joilla se on tarpeen työtehtävien hoitamiseksi.
10. Tarkastus- ja korjausoikeus, sekä oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa perua uutiskirjetilauksensa.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä rekisteriin on talletettu, oikeus vaatia virheellisen henkilötiedon korjaamista ja oikeus saada tietonsa poistetuksi rekisteristä.
Tarkastus-, korjaus- tai poistopyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
11. Siirto- ja kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, ja käsittely suoritetaan automaattisesti.
Rekisteröidyllä EU:n tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukainen oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen.
Siirto- ja kielto-oikeus astuvat voimaan 25.5.2018.
12. Tietosuojaselosteen muuttaminen
Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tietosuojaselostetta. Lainsäädännön niin vaatiessa ilmoitamme siitä rekisteröidyille.
Privacy statement
Finnish Personal Data Act (523/99) section 10
EU General Data Protection Regulation 2016/679, drawn up on 8 February, 2018
1. Controller
Ponikumpu Oy, Matruusinkuja 3, 21280 Raisio Finland
2. Name of the registry
Ponikumpu Oy: customer and marketing registry
3. Person in charge of registry-related matters
Contact person:
Jouni Laine Ponikumpu Oy, Matruusinkuja 3,21280 Raisio Finland
4. Use of the registry
• Customer contacts • Delivering news letters • Managing competitions and campaigns and delivering prizes • Implementation of marketing prohibitions referred to in legislation • Processing feedback and maintaining contacts • User analysis of websitesProcessing is based on maintaining a customer relationship, the consent of the data subject or the implementation of the controller’s legitimate rights
5. Data content of the registry
Data processed according to the use of the registry includes information: • Contact details: name, address, email, telephone number • Customership information • Demographic data: gender • Interests in the controller’s website and services • Other data provided by the customer • Data concerning the device used by the data subject: for example, terminal, IP address, operating system and browser • 6. Data sources
Data is collected from the data subject in relation to managing the customership, campaigns, feedback and news letter subscriptions. Furthermore, cookies are used to collect website usage data.
7. Data disclosure and transfer
The data is not disclosed without the consent of the data subject, except when enforced and allowed by legislation or when required by official regulations.
Subcontractors can be used to perform tasks related to the use of the registry, and the data can be transferred outside the EU/EEA if it is necessary in the terms of providing the service. In these circumstances, the controller must ensure a sufficient level of data protection with contracts according to the legislation.
8. Data retention period
The controller shall retain the data only for the necessary duration regarding the use of the registry.
9. Registry protection
The databases where the data is stored are protected technologically and physically so that external parties do not have access to them. Only those parties that need the data to perform their tasks have access to it.
10. Right to inspection and correction and information deletion
The data subject has the right to cancel their newsletter subscription at any time.
The data subject has the right to inspect the data stored about the data subject in the registry, the right to demand the correction of false personal information, and the right to have information about the data subject deleted from the registry.
Inspection, correction and deletion requests must be sent in writing and signed to the person in charge of registry-related matters.
11. Right to data transfer and prohibition
The data subject has the right to retrieve personal data supplied to the controller in a structured, generally used and machine-readable format if the processing is based on consent or an agreement, and the processing is performed automatically.
The data subject has the right, according to article 18 of EU’s General Data Protection Regulation, to limit the processing of the data.
The right to data transfer and prohibition are valid from 25 May 2018.
12. Changing the privacy statement
The controller reserves the right to update and change the privacy statement. The data subject is informed of these changes whenever required by the legislation. Kilpailuun osallistuvien henkilötietojen käsittely VGE:n osalta
VGE kuuluu Suomen Ratsastajainliittoon, joka on katto-organisaatio ja lajiliitto Suomessa. VGE voi järjestää joskus kilpailuja. Kilpailujen järjestämistä sekä tulosten tuottamista ja julkaisua varten VGE kerää tarvittaessa henkilötietoja.
VGE henkilötietojen käsittelystä vastaa seuran Puheenjohtaja Jouni Laine.
Ratsastuskilpailu on maksullinen palvelu ja osallistuminen muodostaa sopimuksen osallistujan ja VGE:n välillä. VGE kerää osallistujista henkilötiedot ilmoittautumisen yhteydessä. VGE käsittelee näitä tietoja kilpailutapahtumien pohjalta ja tuottaa näiden perusteella kilpailutulokset. Kilpailutulokset julkaistaan. Kilpailussa menestyneet voivat saada erilaisia ranking- ja valiomerkkipisteitä. VGE toimittaa listan pelaajista ja heidän saamistaan pisteistä. Nämä tiedot lisätään SRL:n rankingpiste- ja valiomerkkipisterekisteriin.
Näistä rekisteristä lasketaan useita erilaisia tunnuslukuja; rekisteri ja siitä lasketut tunnusluvut julkaistaan useita kertoja vuodessa.
Sekä kilpailutulokset että rankingpiste- ja valiomerkkipisterekisteri ja sen perusteella lasketut tunnusluvut voidaan julkaista missä tahansa mediassa mm. paikallislehdet, valtakunnalliset lehdet, Hippos-lehti, seurojen ja alueiden www-kotisivut ja SRL:n www-kotisivut.
Kilpailua varten osallistujista kerätään nimi, jäsenseura sekä jäsennumero. Kilpailutuloksia varten osallistujatietoihin voidaan liittää tietoja kilpailutapahtumista kilpailuluokkien tulokset, sijoitus kilpailussa, saavutetut rankingpisteet.
Kilpailutulokset ja ranking- sekä valiomerkkipisterekisteri dokumentoivat SRL:n kilpailuhistoriaa. Tietoja ei koskaan poisteta.
Henkilöllä on seuraavat oikeudet kilpailuun liittyvien henkilötietojen käsittelyn osalta:
1) Henkilöllä on oikeus pyytää nähtäväkseen itseään koskevat tiedot. Nämä on toimitettava 30 päivän sisällä pyynnöstä.
2) Henkilöllä on oikeus pyytää virheellisten tietojen päivittämistä.
3) Henkilöllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista, jos henkilö ei ole ilmoittautunut eikä osallistunut kilpailuun.
4) Henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että hänen oikeuksiaan on loukattu.Jäsentietojen käsittely VGE:ssä ja Suomen Ratsastajainliitossa
VGE on Suomen Ratsastajainliiton (SRL) jäsen. SRL on ratsastusurheilun katto-organisaatio Suomessa.
VGE kerää jäsenistään henkilötietoja ja käsittelee niitä yhdessä SRL:n kanssa.
VGE:ssä käsittelystä vastaa: Jouni Laine
SRL:ssa käsittelystä vastaa: Sari Siltala, sari.siltala@ratsastus.fi, Valimotie 10, 00380 Helsinki.
VGE kerää jäseneksi liityttäessä jäsenen nimen ja osoitteen. SRL luo uudelle jäsenelle jäsennumeron.
VGE on lakisääteisesti velvoitettu pitämään jäsenrekisteriä, josta tulee ilmetä jäsenen nimi ja kotipaikka. Seuran jäsenmaksuun sisältyy SRL:n osuus. SRL:n osuuteen sisältyy Hippos-lehden vuosikerran tilaus ja urheiluvakuutus. Jäsenyyteen sisältyvä Hippos-lehden tilaus on sopimus, jonka täyttämiseksi SRL käsittelee nimeä ja osoitetta. Urheiluvakuutuksen osalta vakuutusyhtiö tarkastaa jäsenyyden voimassaolon SRL:sta korvausvaatimuksen yhteydessä Seurajäsenyys on edellytys osallistumiselle SRL:n alaisiin kilpailuihin. SRL käyttää seurojen jäsenistä muodostuvaa rekisteriään osallistumisoikeuden varmistamiseen; tässä on kyseessä SRL:n kilpailutoiminnan järjestämiseen liittyvä oikeutettu etu.
SRL luovuttaa Hippos-lehden postituksesta vastaavalle yritykselle nimi- ja osoitetiedot. SRL:lla on sopimus lehden kustantajan kanssa, joka vastaa lehden postituksesta. Kustantaja käsittelee henkilötietoja SRL:n lukuun eikä ole oikeutettu käyttämään tietoja omiin tarkoituksiinsa. Vakuutusyhtiö käsittelee henkilötietoja korvausvaatimusten yhteydessä eikä ole oikeutettu käyttämään tietoja omiin tarkoituksiinsa.
VGE kerää jäsenen suostumuksella sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. Näitä tietoja käytetään jäsenen ja seuran väliseen yhteydenpitoon. Näitä tietoja ei luovuteta kenellekään eikä näitä käytetä mihinkään muuhun. Mikäli jäsen antaa suostumuksensa tietojen keräämiseen, tulee suostumuksen osoitus olla konkreettinen, esim. allekirjoitettu lomake. Jäsenellä on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa.
Henkilöllä on seuraavat oikeudet henkilötietojen käsittelyn osalta:
1) Henkilöllä on oikeus pyytää nähtäväkseen itseään koskevat tiedot. Nämä on toimitettava 30 päivän sisällä pyynnöstä.
2) Henkilöllä on oikeus pyytää virheellisten tietojen päivittämistä.
3) Henkilöllä on oikeus peruuttaa suostumus sähköpostiosoitteen ja/tai puhelinnumeron käsittelyn osalta; tällöin tieto tulee poistaa.
4) Henkilöllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista, jos henkilö ei ole seuran jäsen.
5) Henkilöllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että hänen oikeuksiaan on loukattu Suomen Ratsastajainliitto ry – Finlands Ryttarförbund r.f.Sopimus yhteisrekisterin pitämisestäSuomen Ratsastajainliitto ry (SRL) ja VGE sopivat seuraavaa henkilöjäsenten tietojen keräämisestä:1) VGE kerää jäseniltään seuraavat tiedot: nimi, osoite, syntymäaika/henkilötunnus.2) VGE voi kerätä muitakin tietoja jäsenensä suostumuksella. VGE vastaa suostumusten hallinnoinnista.3) VGE luovuttaa SRL:lle henkilöjäsenistään seuraavat tiedot: nimi, osoite, syntymäaika/henkilötunnus.4) SRL luo jokaiselle uudelle jäsenelle jäsennumeron ja luovuttaa sen VGE:lle5) SRL käyttää luovutettuja tietoja toimittaakseen jäsenelle Hippos-lehden.6) SRL luovuttaa edelleen luovutetut tiedot Hippos-lehden postituksesta vastaavalle lehden kustantajalle, joka toimii käsittelijänä.7) SRL luovuttaa edelleen luovutetut tiedot vakuutusyhtiölle urheiluvakuutuksen korvausvaatimusten yhteydessä. Vakuutusyhtiö toimii tällöin tietojen käsittelijänä.SRL:lla on sopimus vakuutusyhtiön sekä Hippos-lehden postituksesta vastaavan kustantajan kanssa henkilötietojen käsittelystä.8) VGE vastaa tietojensa käsittelystä; VGE on velvollinen noudattamaan tietoturvan hyviä käytäntöjä.9) SRL vastaa tietojensa käsittelystä; SRL on velvollinen noudattamaan tietoturvan hyviä käytäntöjä.10) Molemmat osapuolet toimivat yhteisrekisterinpitäjänä jäsentietojen osalta. |
|
